Officeworks passe d'ECI TeamDesign & CORE à CFI Suite™
Entreprise
Gains clés
1. Disparate vers une plate-forme unifiée, éliminant les défis liés à la gestion de plusieurs systèmes
2. Évolutivité et flexibilité pour ajuster les préférences, les flux de travail et les processus métier, entre autres
3. Capacités d'intégration avec une place de marché de plus de 500 applications plug-and-play
4. Visibilité commerciale en temps réel, améliorant la collaboration et la prise de décision
5. Capacités de reporting avancées avec des informations précieuses sur les performances des ventes, la rentabilité du projet et d'autres indicateurs clés
Le parcours d'Officeworks vers le succès
Dans le paysage dynamique du conseil en espace de bureau, Travaux de bureau est devenu un pionnier en s'adaptant aux changements de l'industrie et en atteignant de nouveaux sommets. Fondée en 1995, la société basée dans le Massachusetts a rapidement consolidé sa position sous le nom de #1. Teknion Concessionnaire dans le pays sous la direction de Mark Loughlin, PDG. En 2010, l'arrivée de Loughlin a marqué un moment charnière, propulsant Officeworks dans une nouvelle ère d'innovation et de croissance.
Le paysage du travail de bureau
Avec 150 employés répartis sur dix bureaux répartis sur huit marchés, Officeworks est plus qu'un fournisseur de mobilier de bureau : c'est un cabinet de conseil expérimenté dédié à la refonte des intérieurs de bureaux, d'éducation et de soins de santé. L'expansion de l'entreprise à New York, Philadelphie, Washington, DC, New Jersey, Pittsburgh, Atlanta, Charlotte et Nashville a démontré son engagement à répondre aux divers besoins des clients sur des marchés en évolution.
Défis et changements stratégiques
Le travail de bureau a été confronté à un défi de taille : la tendance du travail à distance. L’essor du télétravail a modifié la demande de mobilier de bureau traditionnel, nécessitant un pivot stratégique. Pour résoudre ce problème, Officeworks a diversifié ses initiatives commerciales, en ciblant l'éducation, le secteur public, la santé et l'hôtellerie. Simultanément, l’entreprise a intensifié sa concentration sur les produits et services d’intérieurs architecturaux.
Présentation du ERP Success Partners
Officeworks a été présenté à ERP Success Partners lors d'une session de leader d'opinion de Solomon Coyle en octobre 2020. Le groupe Teknion Peer a eu l'occasion d'obtenir un aperçu de CFI Suite™. « Ce n'est qu'au printemps 2021 que nous avons eu droit à une première véritable démonstration et examiné le système et avons été exposés aux avantages de la façon dont CFI Suite™ pouvait améliorer et simplifier nos processus pour plus d'efficacité. À partir de là, Officeworks a été présenté à Roberto Irizarry, actuellement vice-président des ventes chez ERP Success Partners.
Passage du système d'entreprise d'ECI TeamDesign & CORE à CFI Suite™
Lorsque l'on considère les options d'Officeworks, Rebecca Morris, vice-présidente des opérations, mentionne que ce n'était pas un défi pour l'entreprise car la liste des systèmes d'entreprise disponibles spécifiques à l'industrie est petite et Officeworks travaillait déjà sur deux d'entre eux. Ils savaient ce qui n’allait pas fonctionner pour eux. Si Officeworks voulait être à la pointe de la technologie pour son secteur, il lui fallait franchir le pas vers un système commercial plus complet. Officeworks est revenu à l'essentiel en examinant ce que ses systèmes actuels faisaient ou ne faisaient pas pour ses employés et ses clients.
CFI Suite™ : le point de bascule
Morris affirme qu'il était facile pour Officeworks de reconnaître les limites de ses systèmes et de se concentrer ensuite uniquement sur l'élargissement de son examen des « seuls » systèmes capables de répondre à toutes les cases de ses besoins. C'est finalement ainsi qu'Officeworks a pris la décision de choisir CFI Suite™, optimisé par NetSuite. Officeworks a découvert une plateforme unifiée capable d'une intégration transparente adaptée à leurs besoins spécifiques. Ils ont opté pour une solution basée sur le cloud, offrant une accessibilité de n'importe où avec simplement une connectivité Internet, une évolutivité et une visibilité en temps réel aux employés occupant divers rôles pour accéder à des informations précises et à jour. Après une exposition supplémentaire et des conversations sur d'autres intégrations d'applications et des entretiens de référence, Officeworks a signé avec ERP Success Partners pour cette implémentation majeure. Le système choisi, CFI Suite™, a fait preuve de polyvalence grâce à la personnalisation, à la rentabilité et à un engagement en faveur de l'innovation continue, garantissant qu'Officeworks reste bien placé pour bénéficier des dernières technologies et des meilleures pratiques en matière de gestion d'entreprise.
La raison #1 qui nous a poussé à passer à CFI Suite™ était de regrouper l'ensemble de notre organisation sur une seule plateforme. Nous sommes passés d'un emplacement et d'un marché uniques à dix bureaux physiques répartis sur huit marchés en six ans grâce à des acquisitions et à un partenariat. Il était essentiel que tout le monde travaille sur un système commercial unique et un système conçu pour évoluer avec la croissance de notre entreprise. À mesure que notre activité continue de croître, nous devions être mieux préparés à un moyen plus simple d'ajouter de nouveaux utilisateurs, modules et fonctionnalités sans avoir besoin d'investissements importants dans l'infrastructure informatique ou de perturbations de nos processus existants.
La solution ERP basée sur le cloud offrait non seulement des fonctionnalités, une personnalisation et une évolutivité, mais également des capacités d'intégration cruciales qui manquaient aux systèmes existants :
Choisir un système tel que CFI Suite™ optimisé par Oracle NetSuite pour Officeworks était comme une décision stratégique. Sa polyvalence, avec une large base de clients dans divers secteurs, suggère qu'elle peut répondre aux exigences actuelles d'Officeworks tout en offrant également une évolutivité pour les stratégies futures. Le fait qu'elle s'adresse à plus de 40 000 clients indique qu'il s'agit d'une plate-forme robuste et bien établie, probablement capable de répondre à divers besoins commerciaux. Cette adaptabilité est de bon augure pour Officeworks alors qu'ils font face aux changements et expansions potentiels de leurs opérations.
Morris mentionne que l'autre raison majeure de leur passage à CFI Suite ™ était qu'ils travaillaient sur des systèmes commerciaux obsolètes et spécifiques à l'industrie du meuble contractuel et qu'ils étaient limités, voire restreints, dans la capacité d'intégration avec d'autres applications, non- solutions basées sur le cloud et gérées par des entreprises qui n'avaient aucun engagement envers l'innovation des dernières technologies leur permettant de rester compétitives et efficaces dans leurs flux de travail.
Parcours de mise en œuvre
Le parcours de mise en œuvre, bien que non dénué de défis, témoigne de l'engagement d'Officeworks en faveur de l'innovation. La transition vers CFI Suite™ a débuté en janvier 2023, en mettant l’accent sur la nécessité de surmonter les obstacles et d’assurer une intégration transparente. En tant qu'entreprise du secteur du mobilier collectif, Officeworks a des besoins spécifiques liés à la vente de mobilier collectif, à la gestion de projet et à la gestion de la relation client. "Il ne s’agit pas d’une solution « taille unique » industrie donc CFI Suite™ est adapté à tous les concessionnaires de meubles contractuels avec la possibilité de s'adapter aux besoins spécifiques de l'industrie et de votre entreprise », Morris mentionne. « Nous avons maîtrisé de nombreuses personnalisations simplement grâce à la façon dont Officeworks est configuré. Nous sommes cinq filiales, avons la désignation d'un contrat WBE et GSA Packaged Office hors d'une de ces filiales et devons produire des reportings individuels et cumulés. Nous disposons également de plusieurs divisions internes qui doivent être correctement identifiées et appliquées à toutes les transactions. Malgré ces complexités, Officeworks a réussi à sortir de ÉquipeDesign et CŒUR, ses anciens systèmes existants d'ici la fin de 2023.
Résultats et avantages
Le passage d'un système d'entreprise existant (TeamDesign & CORE) à un système unifié (CFI Suite™) a apporté une panoplie de succès mesurables qui permettraient à Officeworks de croître indéfiniment et de fonctionner sur une plate-forme évolutive sans limites :
Nous avons pu quitter les deux anciens systèmes d'Officeworks d'ici la fin de l'année 2023. Toutes les informations et tous les rapports désormais disponibles pour les rapports et la transparence apportent la clarté indispensable à la gestion des ventes et des finances par projet. Oh! Avons-nous mentionné la facilité « d’exporter » des données vers Excel ou toute autre application ? Les rapports et analyses financiers permettant d'examiner les performances des ventes, la rentabilité des projets et d'autres indicateurs clés, selon les besoins, donnent aux dirigeants les rapports avancés qui sont si précieux pour la prise de décision stratégique et l'amélioration continue.
En jetant un coup d'œil concis au système d'entreprise basé sur le cloud, voici comment CFI Suite™ a impacté Officeworks :
1. Plateforme unifiée
2. Évolutivité et flexibilité
3. Capacités d'intégration
4. Visibilité en temps réel
5. Rapports avancés
Pas un seul jour Officeworks n’a été incapable de réaliser des transactions commerciales. Officeworks a prouvé sa capacité à voir le bien au quotidien et a constamment réitéré le « Pourquoi » : il s'agissait non seulement d'une décision nécessaire, mais aussi de la bonne décision pour être à l'avant-garde de l'adaptation technologique de notre industrie.
Projets futurs avec CFI Suite™
Pour l’avenir, Officeworks prévoit de tirer parti de CFI Suite™ pour une amélioration continue. Le cabinet de conseil est en train de préparer les rôles de directeur commercial, de représentants commerciaux, de concepteurs et de chefs de projet pour accéder et commencer à bénéficier de la plateforme. De plus, Morris mentionne se concentrer sur :
Automatisation du flux de travail : Des initiatives sont en cours pour créer des automatisations qui améliorent les flux de travail internes et rationalisent les opérations.
Intégration de DocuSign : La mise en œuvre de l'intégration de DocuSign pour les signatures de commandes clients devrait améliorer les processus de gestion documentaire.
Commande directe: CFI Suite™ sera utilisé pour faciliter les commandes directes auprès des fabricants de meubles, optimisant ainsi l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
Intégration du fournisseur : Officeworks envisagera également de s'intégrer avec des fournisseurs clés pour rationaliser la saisie des commandes et le traitement des accusés de réception.
L’équipe d’Officeworks a fait preuve d’un dévouement sans faille dès le départ en acceptant cette transition technologique et, surtout, en collaborant avec notre équipe pour faciliter ce changement. Les deux équipes ont travaillé en parfaite harmonie pour assurer le succès du projet. Il convient de noter que l'équipe Officeworks a enregistré une croissance de ses revenus lors de la transition vers un nouveau système d'entreprise. Nous sommes impatients de poursuivre notre collaboration dans la prochaine phase de leur évolution technologique et de les accompagner sur la voie de leur transformation numérique.
Regarder vers l'avant
La mise en œuvre réussie de CFI Suite™ par Officeworks témoigne de son engagement en faveur de l'innovation, de l'adaptabilité et de la fourniture de solutions de pointe dans l'industrie du mobilier collectif. Le partenariat avec ERP Success Partners a joué un rôle crucial dans la gestion des complexités de la transition. Alors qu’Officeworks continue d’adopter la technologie et d’évoluer, elle est bien placée pour ouvrir la voie à la redéfinition des solutions d’espace de travail de demain.
ERP Success Partners est désormais notre partenaire et une extension de notre équipe. En travaillant avec eux, nous avons pu collaborer avec des consultants, des fournisseurs et des spécialistes de la mise en œuvre tout au long du processus pour personnaliser, configurer, former et gérer les aspects critiques de notre mise en œuvre. Le plus grand avantage serait qu'ils soient capables d'écouter et de prendre notre exemple sur la manière dont nous avions besoin de faire les choses en matière de partage des communications et de gestion des cas.
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