Une société internationale de conseil en marché du mobilier professionnel (contract furniture) simplifie ses opérations grâce à NetSuite

étude de cas avanto

Fondée en 2020, Avanto est spécialisée dans l'automatisation des transactions administratives, l'externalisation et le soutien des opérations financières. Basée à Hartford, dans le Connecticut, cette entreprise de 34 employés travaille avec des clients de l’industrie du mobilier de collectivité qui ont besoin d'aide pour simplifier leurs procédures d'approvisionnement et atteindre leurs objectifs globaux en matière de transformation numérique.

« Notre objectif est d'aider l'industrie du mobilier professionnel à progresser tant au niveau des processus que de la technologie », explique Matthew Danyliw, associé. « Nous évaluons les processus, identifions les points faibles et fournissons des solutions allant du traitement externalisé aux plateformes logicielles, en passant par les solutions d'automatisation. »

Pas une situation idéale

Après avoir utilisé QuickBooks Online pendant des années pour gérer son entreprise, Avanto s'est mis à la recherche d'un système capable de prendre en charge ses opérations multiples et croissantes. « QuickBooks Online était trop limité ; nous avions besoin d'un système offrant une solution de gestion de la relation client (CRM) plus puissante et plus souple », explique Danyliw.

Initialement attirée par les différents modules et le faible coût de Zoho, Avanto avait adopté ce système pour une courte période. Elle s'est vite rendu compte que la plateforme n'était pas assez robuste pour gérer ses opérations internationales, qui comptent des employés aux États-Unis, en Inde et en Amérique du Sud.

« Nous utilisions tous les différents modules de Zoho, mais ils se trouvaient dans des bases de données différentes », explique Danyliw. « Il était difficile de rassembler toutes les données, de les analyser et de les rendre cohérentes. Les outils étaient plutôt utiles, mais ce n'était tout simplement pas la situation idéale pour nous. » 

Une paraite adéquation

Il y a environ deux ans, Danyliw a été présenté à ERP Success Partners à travers un réseau de relations mutuelles. Constatant qu'Avanto et ERP Success Partners travaillaient tous deux fréquemment avec des clients de l'industrie du meuble de collectivité, Danyliw a commencé à envisager NetSuite comme substitut potentiel à ses systèmes actuels.

Avec ERP Success Partners, Avanto a non seulement trouvé un partenaire d'exécution chevronné avec qui travailler, mais aussi un partenaire qui comprend les nuances de l’industrie du meuble de collectivité. Cela pourrait, à son tour, aider Avanto à étendre en toute confiance les capacités de NetSuite à ses propres clients.

Grâce à NetSuite, Avanto serait également en mesure de regrouper ses services de gestion financière, de traitement de transactions et de prestations professionnelles sur une seule et même plateforme de planification des ressources d'entreprise (ERP) dans le cloud.

Des intégrations faciles

Avanto utilise désormais NetSuite pour les rapports financiers, la gestion de la relation client, la comptabilisation du temps et la gestion de projets. En tant qu'entreprise axée sur la gestion de projets, Avanto met sur pied tous ses projets en cours ainsi que les tâches connexes sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et/ou annuelle.

« Nous avons également des projets de services professionnels et nous utilisons donc NetSuite pour suivre le statut des tâches du début à la fin », ajoute Danyliw. « Nous devons savoir ce que font nos associés dans le monde entier à tout moment, et le fait de pouvoir suivre ces informations selon leur heure locale a été très utile. »

Avanto a également intégré sa plateforme automatisée de taxe à l'achat avec NetSuite - un processus qui, selon Danyliw, a pris environ trois heures du début à la fin. « J'ai procédé à des implémentations d'Avalara pour Khameleon et d'autres systèmes et c'était pénible », se souvient-il. « Cette fois-ci, c'était plutôt facile. La configuration de SuiteApp s'est faite en un simple téléchargement. »

D'autres solutions NetSuite en perspective

À l'avenir, Avanto envisage d'ajouter le module de gestion de projet de NetSuite, ainsi que les fonctionnalités de gestion de trésorerie et de prélèvement automatique ACH. Il se pourrait qu'à un moment donné, elle mette en œuvre OneWorld afin de regrouper toutes ses filiales internationales sur une seul et même ERP, mais Danyliw a déclaré que la société était satisfaite des résultats de l’implémentation avec NetSuite.

« À terme, notre objectif est de faire passer toute l'entreprise sur NetSuite, mais pour l'instant, chacun utilise sa solution ERP locale. Nous allons consolider tout cela à un moment donné ».